Юридическое сопровождение организаций и физических лиц

Большой объем документации?
"Плаваете" в законодательстве?
Устали от регулярных проверок?
Опасаетесь наложения штрафов?
Наши юристы с радостью
помогут Вам!
Звоните +7 (812) 989-19-84

Делопроизводство

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов и организацию работы с ними.

В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Организация делопроизводства

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

  • Создание документов (документирование);
  • Организация движения и учёта документов (документооборот);
  • Хранение документов (архивное дело).

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»

Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

  • документы, поступающие из других организаций (входящие);
  • документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
  • документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

  1. первичную обработку;
  2. предварительное рассмотрение;
  3. регистрацию;
  4. рассмотрение руководством;
  5. передачу на исполнение.

Документооборот бухгалтерских документов

В бухгалтерском учёте существует пять основных этапов документооборота:

  1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;
  2. Передача документа в бухгалтерию;
  3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;
  4. Обработка документов в бухгалтерии, которая включает:  таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции); группировку; контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов);
  5. Сдача документов на хранение в архив.

Электронный документооборот

В отдельных организациях вводится система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внешними получателями).

Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определённые выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.